Un œil dans la rétro : la « ligne de temps » (2/3)

J’avais entamé une série de 3 billets sur la rétrospective (voir Un œil dans la rétro (1/3)), une pratique Ô combien indispensable pour une équipe agile. Après plusieurs mois de retard, voici le 2ème billet sur un autre format : la « ligne de temps ».

Au dernier Mix-IT, j’avais pu participer à l’atelier des Alchimistes Agiles et leur jeu du Père Noël. A mon retour dans ma SSII, je l’expérimentais pour un bilan de projet. Quelques semaines plus tard, je reprenais un projet lancé depuis 8 mois avec une équipe de 8 personnes qui avait choisi de partir sur une méthode agile à consonance Scrum. 1er constat : le projet avait 3 mois de retard, le produit souffrait de régressions régulières et découvertes tardivement, les spécifications étaient sans fin et je remplaçais un chef de projet / Scrum Master / Product Owner Proxy. « La ligne de temps » m’a permis de comprendre le contexte projet par le ressenti de l’équipe et les faits.

1er temps : L’ouverture

A chaque fois nous avons aménagé notre espace de travail, quelques heures isolés de l’openspace pour le faire le point sur le projet. L’ordre du jour suivait celui d’une rétrospective classique. A chaque fois les équipes étaient sceptiques car les rétrospectives n’ont jamais vraiment été un exercice qu’elles avaient vraiment conduit. Néanmoins, tous étaient curieux ou à défaut, n’était pas contre le fait d’essayer.

Ordre du jour d'une rétrospective (source Les Alchimistes Agiles)

2ème temps : Collecte les données et les regrouper

Pour briser la glace, nous démarrons simplement en remettant sur une échelle de temps tous les évènements du projet qui nous semblaient importants. Chacun à son tour colle un post-it sur le mur en expliquant de quel évènement il s’agit et pourquoi il est important à ses yeux. Après un temps de mise en route, les idées fusent et le mur se remplit. Certains évènements rappels de bons souvenirs, d’autres sont plus douloureux.

L'équipe observe sa ligne de temps avant le regroupement

L’équipe fait ensuite émerger naturellement les grands sujets en regroupant les évènements par thème. A partir de maintenant, l’aspect ligne de temps n’a plus réellement d’importance, ce qui compte ce sont les thèmes qui indiquent où se situent les points d’intérêt majeurs du projet.

Regroupement des thèmes à partir de la ligne de temps

Pour la première équipe qui faisait son bilan de projet, les thèmes identifiés étaient les suivants

  • Acteurs externes
  • Equipe
  • Client
  • Outils
  • Méthode
  • Web

Pour l’autre équipe c’était plutôt :

  • Tests
  • Changement
  • Motivation/Démotivation
  • Départs et arrivées dans l’équipe
  • Spécifications
  • Itération
  • Notre client

Comme les thèmes et les sujets à aborder sont généralement trop nombreux pour être tous discutés en détails nous procédons à un vote. Un peu sur le principe du jeu Buy a Feature, chacun a son budget de gommettes qu’il dépense en votant pour les thèmes ou les évènements qu’il souhaitera discuter par la suite.

3ème temps : La discussion

C’est un moment que je trouve assez délicat pour les équipes supérieures à 3 personnes car il se trouve toujours une personne ou 2 qui prennent aisément la parole ou à l’inverse, qui ne parle pas et qui ne font pas profiter aux autres de leur analyse et de leur conclusion.

Cette discussion a un seul objectif, identifier les raisons de l’apparition de tel thème ou évènement. Et il y est souvent facile de confondre l’analyse et la compréhension avec l’identification du plan d’actions (voir 4ème temps). Le rôle du facilitateur est donc fondamental pour garantir la qualité des échanges et leur contenu. Il devra poser les bonnes questions (l’outil des « 5 pourquoi » est redoutable !), interrompre des conversations qui se perdent en détails, répartir le temps de parole équitablement entre tous (c’est dur !), s’assurer que tout le monde reste concentré, relancer sur des pistes d’exploration tout en laissant à l’équipe le soin de dire les choses (une autre difficulté en tant que facilitateur reste de ne pas souffler la réponse alors qu’elle est devant l’équipe … qui ne la voit pas !)

4ème temps : Identification du plan d’actions

Généralement, cette phase est simple en termes de génération d’idées qui viendraient circonscrire tel ou tel problème ou améliorer des conditions de travail. La difficulté réside dans l’identification d’actions qui soient réalisable par l’équipe. L’équipe doit rester réaliste dans ses choix et privilégier des actions simples, rapides et visibles pour rentrer rapidement dans la dynamique induite par les rétrospectives : l’amélioration continue. Cette amélioration n’est que le prolongement d’un exercice oral et doit absolument être implémentée pour qu’elle prenne sens. Une équipe ne peut pas parler d’amélioration continue si elle ne met pas en application ses axes de progression.

5ème temps : La clôture

Après chaque rétrospective, chacun retourne vaquer à ses occupations. Pour que cette masse d’information ne se perde pas, j’ai l’habitude de saisir au propre toutes les idées générées (par exemple avec un outil de mindmapper type Xmind, Freemind ou Bubbl.us) que j’envoie ensuite à l’équipe avec toutes les photos qu’on a prises. Ca laisse un souvenir et surtout une trace à partir de laquelle nous repartirons pour la prochaine rétrospective.

Exemple de restitution 1

 

Exemple de restitution 2

 

Epilogue

La « ligne de temps » est puissante pour générer une cartographie du projet quand on n’y voit plus très clair. Cette prise de recul est d’autant plus efficace quand on applique ce format de rétrospective à intervalle raisonnable. Je ne l’utilise pas par exemple à la fin de nos itérations de 2 ou 3 semaines car la granularité des évènements collectés est généralement trop fine quoique ce n’est pas incompatible. Bref, la ligne de temps est une alternative à expérimenter par tous ceux qui se sont lassés de la trame classique de la rétrospective ou qui cherchent à redynamiser ce temps fort pour une équipe.

Si vous avez déjà appliqué « la ligne de temps » vos commentaires et retours d’expérience sont appréciés !

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